Cod Rutier 2025. Au voie angajații să folosească mașinile de serviciu în scop personal? Ce spune legea

Conform legislației în vigoare, mașina de firmă este considerată un avantaj de natură salarială atunci când este pusă la dispoziția angajatului și pentru uz personal. În acest caz, compania trebuie să plătească impozite aferente beneficiului oferit, iar TVA-ul și cheltuielile legate de vehicul devin parțial deductibile.

Legea prevede două scenarii distincte:

Utilizare exclusiv profesională – Dacă mașina este folosită strict pentru activități economice (deplasări la clienți, bănci, autorități sau puncte de lucru), cheltuielile și TVA-ul sunt deductibile în proporție de 100%. Pentru a beneficia de această deducere integrală, compania trebuie să păstreze documente justificative, printre care:

– foaia de parcurs (cu date despre vehicul, destinație, kilometraj, consum),

– delegații și deconturi,

– justificarea scopului profesional al deplasărilor.

Utilizare mixtă sau personală – Dacă angajatul utilizează mașina și în interes personal, cheltuielile și TVA-ul sunt deductibile doar în proporție de 50%. În acest caz, nu este necesară întocmirea foilor de parcurs, dar firma trebuie să recunoască utilizarea parțială în scopuri personale și să declare avantajul salarial acordat angajatului.

De asemenea, legea stabilește clar că „atunci când firma oferă o mașină de serviciu și decontează 100% din cheltuieli cu impozitarea, nu este legal ca angajatul să utilizeze acest vehicul în scop personal”.

Ce mașini pot fi utilizate

Pentru a se încadra în regimul fiscal favorabil, vehiculele trebuie să aibă o greutate de maximum 3,5 tone și să nu depășească 9 locuri (8 pentru pasageri și 1 pentru șofer). Aceasta înseamnă că ele pot fi conduse cu permis Categoria B și nu sunt încadrate la transporturi speciale.

Utilizarea mașinii firmei în scop personal, fără acordul conducerii, poate fi interpretată drept abuz de încredere, faptă penală prevăzută de Codul Penal. În această situație, angajatul riscă o pedeapsă cu închisoarea de la 3 luni la 2 ani sau amendă penală.

„Cel mai bine este ca angajatul să primească o aprobare scrisă din partea conducerii firmei pentru a folosi mașina și în interes personal. Astfel, în cazul unui control ANAF, de exemplu, va putea demonstra că nu a abuzat de bunul pus la dispoziție de firmă. Iar firma nu îi va putea imputa o eventuală amendă fiscală.”, a explicat avocatul Valentin Ciobanu, pentru Promotor.

Prevederile legale se aplică și în cazul administratorilor care încredințează vehiculul firmei unei persoane din afara companiei, chiar dacă aceasta nu este angajată. În lipsa unui contract sau a unui acord formalizat, gestul poate avea implicații legale similare cu cele aplicabile în cazul angajaților.

Citește și: Cum deblocăm Capitala. Nodurile intermodale, soluţia europeană anti-poluare